Как работать в Excel?

Microsoft Excel — стандартная программа пакета Microsoft Office, широко используемая везде, где требуется софт для работы с таблицами. Речь идёт не только о построении таблиц, хотя именно так Эксель чаще всего и используют (например, для создания прайс-листов), но и для всевозможных вычислений, построения графиков и диаграмм, и прочих операций с табличными данными. Знать о том, как работать в Excel, нужно каждому студенту, бухгалтеру, работнику офиса – недаром эту программу изучают даже на уроках информатики, введя в базовый курс обучения пользованию компьютером. Но не все помнят то, чему учились в школе, а кто-то и вовсе прогуливал информатику. Тем, кто с Экселем пока ещё на «вы», посвящена эта статья.

Перед тем, как работать в Excel, запустим его и рассмотрим содержимое открывшегося окна. На экране – так называемая рабочая книга. По умолчанию она состоит из трёх листов-таблиц с ячейками, каждая из которых в пределах листа имеет свой уникальный адрес, служащий одновременно и её именем. Подобно клеткам шахматной доски, имя ячейки составляется из номера строки и столбца, в которых она находится. Первые обозначаются цифрами, вторые – буквами латинского алфавита.
Одна из ячеек обведена чёрной рамкой: она на данный момент активна, и вы можете ввести в неё какие-либо данные. Просто наберите с клавиатуры всё, что вам нужно, и используйте «Enter». Если требуется отредактировать ранее введённые данные, кликайте дважды на ячейке, или выделите её левой кнопкой мыши и нажмите «F2». Также, чтобы выбрать другую ячейку, можно передвинуть курсор стрелочками на клавиатуре. Кнопка «Tab» перемещает курсор в следующую ячейку, а «Shift+Tab» обратно. Выделить целый массив ячеек можно, потянув курсор за уголок с помощью мышки. Чтобы выделить всю строку или столбец, кликните на его или её имени.

Вы вправе изменять ширину и высоту ячеек – это понадобится при введении текста в таблицу. Проделать данную операцию можно двумя способами. Первый: наведите курсор мыши на границу между столбцами или строками, и когда он изменит форму, потяните границу в нужную сторону, удерживая левую кнопку мыши нажатой. Второй: сначала введите текст в ячейку, а потом сделайте по два клика мышкой на правой границе строки и нижней – столбца, чтобы размеры ячейки подстроились под содержимое автоматически. Существует ещё третий, реже используемый способ – его применяют, когда нужно подогнать столбцы и строки под какой-то конкретный размер, а не растягивать их «на глазок». Кликните правой кнопкой мыши на заголовке строки или столбца, в выпадающем меню выбирайте пункт «Высота строки» или «Ширина столбца», введите в окошко требуемое числовое значение.

Кликнув правой кнопкой мыши на ячейке, выберите пункт «Формат ячеек». Здесь можно найти множество полезных функций. Сперва побалуемся с вкладкой «Выравнивание». Тут вы редактируете расположение данных в ячейке, выравниваете их по любому краю, объединяете несколько ячеек воедино. Посмотрите другие вкладки: можно менять шрифт, размер содержимого, цвет ячейки, обводить её рамкой и выполнять прочие полезные операции.

Объединить ячейки можно ещё одним способом: выделите их, найдите на панели «Форматирование» кнопку «Объединить и поместить в центре» и кликните на неё. Нужно только иметь в виду, что если ячейки были заполнены какими-либо данными, все они потеряются, кроме тех, что расположены в самой верхней и/или самой левой ячейке. Удалять ненужные ячейки ещё проще: выделяете их и жмёте клавишу «Delete».

Вот мы и рассмотрели основные пункты алгоритма создания таблицы. Но ответ на вопрос, как работать в Excel, был бы неполным, если бы мы не коснулись операций с данными. Данные могут быть текстовыми и числовыми – вычисления производят, разумеется, с последними. Посмотрите на панель «Форматирование»: там есть кнопки «Денежный формат», «Процентный формат», «Формат с разделителями», «Увеличить разрядность», «Уменьшить разрядность». Скажем, если вы составляете прайс, то нужно указать программе, в каком столбце находятся цены – и она подставит к числовым значениям определённую вами валюту. С помощью вышеперечисленных функций мы относим цифры к какому-либо формату.

Рассмотрим функцию автозаполнения. Если потянуть за уголок выделенной заполненной ячейки в сторону пустых ячеек, в них тоже появятся данные. Пример: в верхней ячейке у нас единичка, остальные пустые. Куда бы вы ни потянули, во всех автозаполняющихся ячейках появятся единички. Если же мы имеем массив из двух значений – 1 и 2, то потянув курсор от единички к двойке и ниже, в следующих ячейках мы обнаружим 3, 4, 5 и так далее. По сути, мы создаём арифметическую прогрессию.

Как работать в Excel, используя его в качестве калькулятора? Практически так же, как и с любым другим калькулятором, но знак «=» нужно ставить не после, а до вычислений. И ещё одна особенность – вы можете производить операции над данными, занесёнными в ячейки, примерно в таком виде: «=A1+B1». Это крайне удобно, если используются большие цифры. Эксель производит как арифметические, так и логические операции: в одной статье нельзя описать их все. Потому, раз вы уже получили некоторые теоретические знания из данной статьи, дальше разбирайтесь самостоятельно – только постоянная практика позволяет действительно близко познакомиться с какой-либо программой, а не чтение мануалов к ней.

Источник картинки: fpt.aptech.edu.vn